Нотариально заверенная копия документа: когда нужна и как оформить
Нотариально заверенная копия — это копия, верность которой нотариус заверил подписью и печатью. Её делают тогда, когда оригинал отдавать нельзя или не нужно: в учреждение идёт копия, оригинал остаётся у вас. Для нас это ежедневная операция рядом с переводом и апостилем: вы передаёте оригинал, нотариус заверяет копию, при необходимости переводим её и ставим апостиль. Важный момент, который определяет всё остальное: апостиль ставится на тот документ, который подают, — поэтому апостиль именно на копии часто и есть способ не расставаться с оригиналом.
- Оригинал остаётся у вас — в учреждение едет заверенная копия
- Апостиль на копию ставит Минюст, потому что копия — нотариальный акт
- Копия, перевод и апостиль одним заказом, в правильном порядке
- Проверяем пригодность документа до визита — не с каждого копию сделают
Когда нужна именно заверенная копия, а не оригинал
Самый частый повод — документ нужен сразу в нескольких местах. Диплом подают в вуз и работодателю, свидетельство о рождении — и в консульство, и в школу; оригинал физически один, а копий может быть сколько угодно.
Второй случай — учреждение прямо пишет «копия, заверенная нотариально». Тогда обычная ксерокопия не подойдёт: нужна именно нотариальная надпись. Третий — оригинал уже подан в другое ведомство и вернётся нескоро, а срок у второго учреждения не ждёт.
И отдельно — документы, которые просто не стоит выпускать из рук: их легче заменить копией, чем восстанавливать после утраты в чужом архиве.
Апостиль на оригинал или на нотариальную копию
Это главная развилка, и она определяет не только то, что останется у вас на руках, но и то, куда подавать документ. Апостиль проставляют на том документе, который подан. Если подан оригинал образовательного документа — его апостилирует Министерство образования и науки. Если подана нотариально заверенная копия — это уже нотариальный акт, и апостиль на неё ставит Министерство юстиции.
Отсюда практический вывод: маршрут документа зависит от вашего выбора в самом начале. И отсюда же главное предостережение — не каждое иностранное учреждение принимает апостилированную копию. Часть стран и органов требует апостиль именно на оригинале. Это нужно выяснить до того, как что-то апостилировать, потому что переделать уже не получится — придётся проходить путь заново.
И ещё два ограничения, которые устанавливает пункт 4 Правил проставления апостиля и о которых вспоминают редко. Копию документа из сферы образования и науки апостилируют только после того, как апостиль уже стоит на оригинале. Копию документа ЗАГС нотариус заверяет для использования за границей только после легализации или апостилирования оригинала. То есть на этих двух категориях копия не заменяет апостиль на оригинале, а идёт после него.
| Что сравниваем | Апостиль на оригинале | Апостиль на копии |
|---|---|---|
| Кто ставит | Зависит от типа документа: МОН для образовательных, документы ЗАГС — Минюст | Всегда Минюст: нотариальная копия является нотариальным актом |
| Что остаётся у вас | Ничего — оригинал едет вместе со штампом | Оригинал |
| Когда не подходит | Когда оригинал нельзя отдавать или он нужен параллельно | Когда принимающее учреждение требует апостиль именно на оригинале |
Что нотариус может заверить, а что нет
Копию снимают только с оригинала — сканом или фотографией здесь не обойтись, документ должен быть физически у нотариуса. Сам документ должен быть целым и читабельным, без подчисток и приписок, а если он на нескольких листах — прошитым и пронумерованным надлежащим образом.
Отдельные категории документов нотариус заверять не вправе, и этот перечень регулируется, а не зависит от конкретной конторы. Поэтому мы проверяем пригодность вашего документа заранее — до того, как он поедет к нотариусу. Это та часть работы, о которой обычно узнают на месте и тратят день впустую.
Копия, перевод и апостиль в одном заказе
Порядок действий имеет значение. Сначала нотариус заверяет копию, затем на неё ставят апостиль и только после этого делают перевод — так в перевод попадает и сам штамп апостиля, и документ едет за границу полным комплектом. Если перевести раньше, штамп останется непереведённым и пакет придётся доделывать.
Одно уточнение про сам штамп: с 1 февраля 2026 года Минюст может выдать апостиль записью в Электронном реестре апостилей вместо штампа на бумаге — именно по своей категории, к которой относятся и нотариальные копии. Юридическая сила одинакова, но переводить в этом случае нечего: вместо штампа вы получаете ссылку на реестр. Мы заранее уточним, в какой форме его выдадут, и соберём пакет под требование вашего учреждения.
Мы ведём все три шага как один заказ: вы передаёте оригинал один раз, а обратно получаете готовый пакет. По Украине работаем дистанционно — оригинал приезжает Новой Почтой и тем же путём возвращается.
Как мы работаем
- 1Показываете документПрисылаете фото или скан — мы проверяем, можно ли сделать с него нотариальную копию, и называем стоимость и срок.
- 2Передаёте оригиналОригинал нужен физически: привозите в офис или отправляете Новой Почтой.
- 3Нотариус заверяет копиюНотариус сверяет копию с оригиналом и заверяет её верность подписью и печатью.
- 4При необходимости — апостиль и переводСтавим апостиль Минюста на копию и переводим её вместе со штампом на язык страны назначения.
- 5Возвращаем всё вместеОригинал, заверенная копия и готовый пакет возвращаются вам одной отправкой.
Цены
- Заверение верности копии тариф нотариуса в цене, нужен оригиналот 250 грн
- Нотариальный перевод копии тариф нотариуса в ценеот 250 грн
- Апостиль на нотариальную копию (Минюст) с госсбором в ценеот 950 грн
Цены ориентировочные и «от»: сумма зависит от количества страниц документа, языка перевода и того, нужен ли апостиль. Точную стоимость называем после просмотра документа.
FAQ
Можно ли сделать нотариальную копию со скана?
Нет. Нотариус сверяет копию с оригиналом, поэтому документ должен быть у него физически. Скан нужен нам только для предварительной проверки и расчёта — само заверение делается с оригинала.
Кто ставит апостиль на нотариально заверенную копию?
Министерство юстиции Украины: нотариальная копия является нотариальным актом, а такие документы апостилирует именно Минюст. Апостиль на оригинал того же документа может ставить другое ведомство — например, образовательные документы апостилирует МОН.
Везде ли принимают апостилированную копию вместо оригинала?
Нет. Часть иностранных учреждений требует апостиль именно на оригинале. Это нужно выяснить до подачи: переделать апостилированный документ нельзя, путь придётся проходить заново. Мы поможем сформулировать запрос в принимающее учреждение.
Сколько копий имеет смысл сделать сразу?
Столько, сколько учреждений потребуют отдельный экземпляр: каждая заверенная копия оформляется отдельно. Назовите нужное количество сразу — мы заверим все экземпляры за одну подачу, и оригинал не придётся отправлять второй раз.
Похожие статьи
Обновлено: 2026-09-08