Нотариально заверенная копия документа: когда нужна и как оформить
Нотариально заверенная копия — это копия, верность которой нотариус заверил подписью и печатью. Её делают тогда, когда оригинал отдавать нельзя или не нужно: в учреждение идёт копия, оригинал остаётся у вас. Для нас это ежедневная операция рядом с переводом и апостилем: вы передаёте оригинал, мы получаем заверенную копию, при необходимости переводим её и ставим апостиль. Важный момент, который определяет всё остальное: апостиль ставится на тот документ, который подают, — поэтому апостиль именно на копии часто и есть способ не расставаться с оригиналом.
- Оригинал остаётся у вас — в учреждение едет заверенная копия
- Апостиль на копию ставит Минюст, потому что копия — нотариальный акт
- Копия, перевод и апостиль одним заказом, в правильном порядке
- Проверяем пригодность документа до визита — не с каждого копию сделают
Когда нужна именно заверенная копия, а не оригинал
Самый частый повод — документ нужен сразу в нескольких местах. Диплом подают в вуз и работодателю, свидетельство о рождении — и в консульство, и в школу; оригинал физически один, а копий может быть сколько угодно.
Второй случай — учреждение прямо пишет «копия, заверенная нотариально». Тогда обычная ксерокопия не подойдёт: нужна именно нотариальная надпись. Третий — оригинал уже подан в другое ведомство и вернётся нескоро, а срок у второго учреждения не ждёт.
И отдельно — документы, которые просто не стоит выпускать из рук: их легче заменить копией, чем восстанавливать после утраты в чужом архиве.
Апостиль на оригинал или на нотариальную копию
Это главная развилка, и она определяет не только то, что останется у вас на руках, но и то, куда подавать документ. Апостиль проставляют на том документе, который подан. Если подан оригинал образовательного документа — его апостилирует Министерство образования и науки. Если подана нотариально заверенная копия — это уже нотариальный акт, и апостиль на неё ставит Министерство юстиции.
Отсюда практический вывод: маршрут документа зависит от вашего выбора в самом начале. И отсюда же главное предостережение — не каждое иностранное учреждение принимает апостилированную копию. Часть стран и органов требует апостиль именно на оригинале. Это нужно выяснить до того, как что-то апостилировать, потому что переделать уже не получится — придётся проходить путь заново.
| Что сравниваем | Апостиль на оригинале | Апостиль на копии |
|---|---|---|
| Кто ставит | Зависит от типа документа: МОН для образовательных, документы ЗАГС — Минюст | Всегда Минюст: нотариальная копия является нотариальным актом |
| Что остаётся у вас | Ничего — оригинал едет вместе со штампом | Оригинал |
| Когда не подходит | Когда оригинал нельзя отдавать или он нужен параллельно | Когда принимающее учреждение требует апостиль именно на оригинале |
Что нотариус может заверить, а что нет
Копию снимают только с оригинала — сканом или фотографией здесь не обойтись, документ должен быть физически у нотариуса. Сам документ должен быть целым и читабельным, без подчисток и приписок, а если он на нескольких листах — прошитым и пронумерованным надлежащим образом.
Отдельные категории документов нотариус заверять не вправе, и этот перечень регулируется, а не зависит от конкретной конторы. Поэтому мы проверяем пригодность вашего документа заранее — до того, как он поедет к нотариусу. Это та часть работы, о которой обычно узнают на месте и тратят день впустую.
Копия, перевод и апостиль в одном заказе
Порядок действий имеет значение. Сначала нотариус заверяет копию, затем на неё ставят апостиль и только после этого делают перевод — так в перевод попадает и сам штамп апостиля, и документ едет за границу полным комплектом. Если перевести раньше, штамп останется непереведённым и пакет придётся доделывать.
Одно уточнение про сам штамп: с 1 февраля 2026 года Минюст может выдать апостиль записью в Электронном реестре апостилей вместо штампа на бумаге — именно по своей категории, к которой относятся и нотариальные копии. Юридическая сила одинакова, но переводить в этом случае нечего: вместо штампа вы получаете ссылку на реестр. Мы заранее уточним, в какой форме его выдадут, и соберём пакет под требование вашего учреждения.
Мы ведём все три шага как один заказ: вы передаёте оригинал один раз, а обратно получаете готовый пакет. По Украине работаем дистанционно — оригинал приезжает Новой Почтой и тем же путём возвращается.
Как мы работаем
- 1Показываете документПрисылаете фото или скан — мы проверяем, можно ли сделать с него нотариальную копию, и называем стоимость и срок.
- 2Передаёте оригиналОригинал нужен физически: привозите в офис или отправляете Новой Почтой.
- 3Нотариус заверяет копиюНотариус сверяет копию с оригиналом и заверяет её верность подписью и печатью.
- 4При необходимости — апостиль и переводСтавим апостиль Минюста на копию и переводим её вместе со штампом на язык страны назначения.
- 5Возвращаем всё вместеОригинал, заверенная копия и готовый пакет возвращаются вам одной отправкой.
Цены
- Заверение верности копии тариф нотариуса в цене, нужен оригиналот 250 грн
- Нотариальный перевод копии тариф нотариуса в ценеот 250 грн
- Апостиль на нотариальную копию (Минюст) с госсбором в ценеот 700 грн
Цены ориентировочные и «от»: сумма зависит от количества страниц документа, языка перевода и того, нужен ли апостиль. Точную стоимость называем после просмотра документа.
FAQ
Можно ли сделать нотариальную копию со скана?
Нет. Нотариус сверяет копию с оригиналом, поэтому документ должен быть у него физически. Скан нужен нам только для предварительной проверки и расчёта — само заверение делается с оригинала.
Кто ставит апостиль на нотариально заверенную копию?
Министерство юстиции Украины: нотариальная копия является нотариальным актом, а такие документы апостилирует именно Минюст. Апостиль на оригинал того же документа может ставить другое ведомство — например, образовательные документы апостилирует МОН.
Везде ли принимают апостилированную копию вместо оригинала?
Нет. Часть иностранных учреждений требует апостиль именно на оригинале. Это нужно выяснить до подачи: переделать апостилированный документ нельзя, путь придётся проходить заново. Мы поможем сформулировать запрос в принимающее учреждение.
Сколько копий имеет смысл сделать сразу?
Столько, сколько учреждений потребуют отдельный экземпляр: каждая заверенная копия оформляется отдельно. Назовите нужное количество сразу — мы заверим все экземпляры за одну подачу, и оригинал не придётся отправлять второй раз.
Похожие статьи
Обновлено: 2026-08-23
