Нотаріально завірена копія документа: коли потрібна і як оформити
Нотаріально завірена копія — це копія, вірність якої нотаріус засвідчив підписом і печаткою. Її роблять тоді, коли оригінал віддавати не можна або не потрібно: до установи йде копія, оригінал залишається у вас. Для нас це щоденна операція поруч із перекладом і апостилем: ви передаєте оригінал, нотаріус засвідчує копію, за потреби перекладаємо її та ставимо апостиль. Важливий момент, який вирішує все інше: апостиль ставиться на той документ, який подають, — тому апостиль саме на копії часто і є способом не розлучатися з оригіналом.
- Оригінал залишається у вас — до установи їде завірена копія
- Апостиль на копію ставить Мін’юст, бо копія — нотаріальний акт
- Копія, переклад і апостиль одним замовленням, у правильному порядку
- Перевіряємо придатність документа до візиту — не з кожного копію зроблять
Коли потрібна саме завірена копія, а не оригінал
Найчастіший привід — документ потрібен одразу в кількох місцях. Диплом подають у виш і роботодавцю, свідоцтво про народження — і в консульство, і в школу; оригінал фізично один, а копій може бути скільки завгодно.
Другий випадок — установа прямо пише «копія, засвідчена нотаріально». Тоді звичайна ксерокопія не підійде: потрібен саме нотаріальний напис. Третій — оригінал уже подано в інше відомство й повернеться нескоро, а строк у другої установи не чекає.
І окремо — документи, які просто не варто випускати з рук: їх легше замінити копією, ніж відновлювати після втрати в чужому архіві.
Апостиль на оригінал чи на нотаріальну копію
Це головна розвилка, і вона визначає не лише те, що залишиться у вас на руках, а й те, куди подавати документ. Апостиль проставляють на тому документі, який подано. Якщо подано оригінал освітнього документа — його апостилює Міністерство освіти і науки. Якщо подано нотаріально завірену копію — це вже нотаріальний акт, і апостиль на неї ставить Міністерство юстиції.
Звідси практичний висновок: маршрут документа залежить від вашого вибору на самому початку. І звідси ж головне застереження — не кожна іноземна установа приймає апостильовану копію. Частина країн і органів вимагає апостиль саме на оригіналі. Це треба з’ясувати до того, як щось апостилювати, бо переробити вже не вийде — доведеться проходити шлях наново.
І ще два обмеження, які встановлює пункт 4 Правил проставлення апостиля і про які згадують рідко. Копію документа зі сфери освіти і науки апостилюють лише після того, як апостиль уже стоїть на оригіналі. Копію документа ДРАЦС нотаріус засвідчує для використання за кордоном лише після легалізації або апостилювання оригіналу. Тобто на цих двох категоріях копія не замінює апостиль на оригіналі, а йде після нього.
| Що порівнюємо | Апостиль на оригіналі | Апостиль на копії |
|---|---|---|
| Хто ставить | Залежить від типу документа: МОН для освітніх, ДРАЦС-документи — Мін’юст | Завжди Мін’юст: нотаріальна копія є нотаріальним актом |
| Що залишається у вас | Нічого — оригінал їде разом зі штампом | Оригінал |
| Коли не підходить | Коли оригінал не можна віддавати або він потрібен паралельно | Коли приймаюча установа вимагає апостиль саме на оригіналі |
Що нотаріус може засвідчити, а що ні
Копію знімають лише з оригіналу — сканом чи фотографією тут не обійтися, документ має бути фізично у нотаріуса. Сам документ повинен бути цілим і читабельним, без підчисток і дописок, а якщо він на кількох аркушах — прошитим і пронумерованим належним чином.
Окремі категорії документів нотаріус засвідчувати не має права, і цей перелік регулюється, а не залежить від конкретної контори. Тому ми перевіряємо придатність вашого документа заздалегідь — до того, як він поїде до нотаріуса. Це та частина роботи, про яку зазвичай дізнаються на місці й витрачають день дарма.
Копія, переклад і апостиль в одному замовленні
Порядок дій має значення. Спершу нотаріус засвідчує копію, потім на неї ставлять апостиль і лише після цього роблять переклад — так у переклад потрапляє і сам штамп апостиля, і документ їде за кордон повним комплектом. Якщо перекласти раніше, штамп залишиться неперекладеним і пакет доведеться доробляти.
Одне уточнення про сам штамп: з 1 лютого 2026 року Мін’юст може видати апостиль записом в Електронному реєстрі апостилів замість штампа на папері — саме на свою категорію, до якої належать і нотаріальні копії. Юридична сила однакова, але перекладати в цьому разі нічого: замість штампа ви отримуєте посилання на реєстр. Ми заздалегідь уточнимо, у якій формі його видадуть, і зберемо пакет під вимогу вашої установи.
Ми ведемо всі три кроки як одне замовлення: ви передаєте оригінал один раз, а назад отримуєте готовий пакет. По Україні працюємо дистанційно — оригінал приїжджає Новою Поштою і тим самим шляхом повертається.
Як ми працюємо
- 1Показуєте документНадсилаєте фото або скан — ми перевіряємо, чи можна з нього зробити нотаріальну копію, і називаємо вартість та строк.
- 2Передаєте оригіналОригінал потрібен фізично: привозите в офіс або надсилаєте Новою Поштою.
- 3Нотаріус засвідчує копіюНотаріус звіряє копію з оригіналом і засвідчує її вірність підписом і печаткою.
- 4За потреби — апостиль і перекладСтавимо апостиль Мін’юсту на копію та перекладаємо її разом зі штампом мовою країни призначення.
- 5Повертаємо все разомОригінал, завірена копія й готовий пакет повертаються вам однією відправкою.
Ціни
- Засвідчення вірності копії тариф нотаріуса в ціні, потрібен оригіналвід 250 грн
- Нотаріальний переклад копії тариф нотаріуса в цінівід 250 грн
- Апостиль на нотаріальну копію (Мін’юст) з держзбором у цінівід 950 грн
Ціни орієнтовні та «від»: сума залежить від кількості сторінок документа, мови перекладу й того, чи потрібен апостиль. Точну вартість називаємо після перегляду документа.
FAQ
Чи можна зробити нотаріальну копію зі скана?
Ні. Нотаріус звіряє копію з оригіналом, тому документ має бути у нього фізично. Скан потрібен нам лише для попередньої перевірки й розрахунку — саме засвідчення робиться з оригіналу.
Хто ставить апостиль на нотаріально завірену копію?
Міністерство юстиції України: нотаріальна копія є нотаріальним актом, а такі документи апостилює саме Мін’юст. Апостиль на оригінал того самого документа може ставити інше відомство — наприклад, освітні документи апостилює МОН.
Чи скрізь приймають апостильовану копію замість оригіналу?
Ні. Частина іноземних установ вимагає апостиль саме на оригіналі. Це потрібно з’ясувати до подання: переробити апостильований документ не можна, шлях доведеться проходити наново. Ми допоможемо сформулювати запит до приймаючої установи.
Скільки копій має сенс зробити одразу?
Стільки, скільки установ вимагатимуть окремий примірник: кожна завірена копія оформлюється окремо. Назвіть потрібну кількість одразу — ми засвідчимо всі примірники за одне подання, і оригінал не доведеться відправляти вдруге.
Схожі статті
Оновлено: 2026-09-08