Нотаріально завірена копія документа: коли потрібна і як оформити
Нотаріально завірена копія — це копія, вірність якої нотаріус засвідчив підписом і печаткою. Її роблять тоді, коли оригінал віддавати не можна або не потрібно: до установи йде копія, оригінал залишається у вас. Для нас це щоденна операція поруч із перекладом і апостилем: ви передаєте оригінал, ми отримуємо завірену копію, за потреби перекладаємо її та ставимо апостиль. Важливий момент, який вирішує все інше: апостиль ставиться на той документ, який подають, — тому апостиль саме на копії часто і є способом не розлучатися з оригіналом.
- Оригінал залишається у вас — до установи їде завірена копія
- Апостиль на копію ставить Мін’юст, бо копія — нотаріальний акт
- Копія, переклад і апостиль одним замовленням, у правильному порядку
- Перевіряємо придатність документа до візиту — не з кожного копію зроблять
Коли потрібна саме завірена копія, а не оригінал
Найчастіший привід — документ потрібен одразу в кількох місцях. Диплом подають у виш і роботодавцю, свідоцтво про народження — і в консульство, і в школу; оригінал фізично один, а копій може бути скільки завгодно.
Другий випадок — установа прямо пише «копія, засвідчена нотаріально». Тоді звичайна ксерокопія не підійде: потрібен саме нотаріальний напис. Третій — оригінал уже подано в інше відомство й повернеться нескоро, а строк у другої установи не чекає.
І окремо — документи, які просто не варто випускати з рук: їх легше замінити копією, ніж відновлювати після втрати в чужому архіві.
Апостиль на оригінал чи на нотаріальну копію
Це головна розвилка, і вона визначає не лише те, що залишиться у вас на руках, а й те, куди подавати документ. Апостиль проставляють на тому документі, який подано. Якщо подано оригінал освітнього документа — його апостилює Міністерство освіти і науки. Якщо подано нотаріально завірену копію — це вже нотаріальний акт, і апостиль на неї ставить Міністерство юстиції.
Звідси практичний висновок: маршрут документа залежить від вашого вибору на самому початку. І звідси ж головне застереження — не кожна іноземна установа приймає апостильовану копію. Частина країн і органів вимагає апостиль саме на оригіналі. Це треба з’ясувати до того, як щось апостилювати, бо переробити вже не вийде — доведеться проходити шлях наново.
| Що порівнюємо | Апостиль на оригіналі | Апостиль на копії |
|---|---|---|
| Хто ставить | Залежить від типу документа: МОН для освітніх, ДРАЦС-документи — Мін’юст | Завжди Мін’юст: нотаріальна копія є нотаріальним актом |
| Що залишається у вас | Нічого — оригінал їде разом зі штампом | Оригінал |
| Коли не підходить | Коли оригінал не можна віддавати або він потрібен паралельно | Коли приймаюча установа вимагає апостиль саме на оригіналі |
Що нотаріус може засвідчити, а що ні
Копію знімають лише з оригіналу — сканом чи фотографією тут не обійтися, документ має бути фізично у нотаріуса. Сам документ повинен бути цілим і читабельним, без підчисток і дописок, а якщо він на кількох аркушах — прошитим і пронумерованим належним чином.
Окремі категорії документів нотаріус засвідчувати не має права, і цей перелік регулюється, а не залежить від конкретної контори. Тому ми перевіряємо придатність вашого документа заздалегідь — до того, як він поїде до нотаріуса. Це та частина роботи, про яку зазвичай дізнаються на місці й витрачають день дарма.
Копія, переклад і апостиль в одному замовленні
Порядок дій має значення. Спершу нотаріус засвідчує копію, потім на неї ставлять апостиль і лише після цього роблять переклад — так у переклад потрапляє і сам штамп апостиля, і документ їде за кордон повним комплектом. Якщо перекласти раніше, штамп залишиться неперекладеним і пакет доведеться доробляти.
Одне уточнення про сам штамп: з 1 лютого 2026 року Мін’юст може видати апостиль записом в Електронному реєстрі апостилів замість штампа на папері — саме на свою категорію, до якої належать і нотаріальні копії. Юридична сила однакова, але перекладати в цьому разі нічого: замість штампа ви отримуєте посилання на реєстр. Ми заздалегідь уточнимо, у якій формі його видадуть, і зберемо пакет під вимогу вашої установи.
Ми ведемо всі три кроки як одне замовлення: ви передаєте оригінал один раз, а назад отримуєте готовий пакет. По Україні працюємо дистанційно — оригінал приїжджає Новою Поштою і тим самим шляхом повертається.
Як ми працюємо
- 1Показуєте документНадсилаєте фото або скан — ми перевіряємо, чи можна з нього зробити нотаріальну копію, і називаємо вартість та строк.
- 2Передаєте оригіналОригінал потрібен фізично: привозите в офіс або надсилаєте Новою Поштою.
- 3Нотаріус засвідчує копіюНотаріус звіряє копію з оригіналом і засвідчує її вірність підписом і печаткою.
- 4За потреби — апостиль і перекладСтавимо апостиль Мін’юсту на копію та перекладаємо її разом зі штампом мовою країни призначення.
- 5Повертаємо все разомОригінал, завірена копія й готовий пакет повертаються вам однією відправкою.
Ціни
- Засвідчення вірності копії тариф нотаріуса в ціні, потрібен оригіналвід 250 грн
- Нотаріальний переклад копії тариф нотаріуса в цінівід 250 грн
- Апостиль на нотаріальну копію (Мін’юст) з держзбором у цінівід 700 грн
Ціни орієнтовні та «від»: сума залежить від кількості сторінок документа, мови перекладу й того, чи потрібен апостиль. Точну вартість називаємо після перегляду документа.
FAQ
Чи можна зробити нотаріальну копію зі скана?
Ні. Нотаріус звіряє копію з оригіналом, тому документ має бути у нього фізично. Скан потрібен нам лише для попередньої перевірки й розрахунку — саме засвідчення робиться з оригіналу.
Хто ставить апостиль на нотаріально завірену копію?
Міністерство юстиції України: нотаріальна копія є нотаріальним актом, а такі документи апостилює саме Мін’юст. Апостиль на оригінал того самого документа може ставити інше відомство — наприклад, освітні документи апостилює МОН.
Чи скрізь приймають апостильовану копію замість оригіналу?
Ні. Частина іноземних установ вимагає апостиль саме на оригіналі. Це потрібно з’ясувати до подання: переробити апостильований документ не можна, шлях доведеться проходити наново. Ми допоможемо сформулювати запит до приймаючої установи.
Скільки копій має сенс зробити одразу?
Стільки, скільки установ вимагатимуть окремий примірник: кожна завірена копія оформлюється окремо. Назвіть потрібну кількість одразу — ми засвідчимо всі примірники за одне подання, і оригінал не доведеться відправляти вдруге.
Схожі статті
Оновлено: 2026-08-23
